Una delle lotte che stiamo facendo da tempo riguarda il flusso di lavoro che “subiscono” i fotografi (ma non solo) nello svolgimento del loro lavoro. Ci hanno detto, insegnato (magari con un briciolo di malizia) che bisogna seguire delle logiche che sembrano, almeno ai nostri occhi, dei veri trabocchetti. In molti sono convinti – perché nessuno (a parte noi, ogni tanto) ha detto loro il contrario – che per fare “un lavoro fatto bene” bisogna fare le lavorazioni, specialmente di post produzione, complesse, lunghe, infinite; altrimenti non si fa “un lavoro professionale”.
La qualità non è una componente direttamente correlata al tempo che si investe per realizzare un prodotto. Forse l’insicurezza ci porta a crederlo, ma non è vero. Al contrario, la mancanza di tempo (perché forse siamo impegnati a fare mille lavorazioni tortuose) ci toglie lo spazio per crescere, per studiare, per migliorare, per guardarci attorno, ma anche per promuoverci, per incontrare potenziali clienti, per fatturare di più.
Nei flussi produttivi, nelle aziende importanti, si valuta con grande attenzione, il tempo che si perde, i giorni (le ore, i minuti, i secondi…) che vengono “investiti” in ogni lavoro, e ci sono manager che analizzano, gestiscono e impongono regole. E c’è un parametro davvero importante: se è vero che il tempo – che si deve preventivare, controllare e conteggiare – non è tutto in un servizio/prodotto professionale, spesso determina o contribuisce alla valutazione del prezzo che viene fatto pagare al cliente.
Il lavoro creativo può non avere nulla a che fare con il tempo: possiamo fare un lavoro molto creativo in pochi secondi, oppure abbiamo bisogno di giorni per “pensare” e trovare ispirazione. Questa caratteristica sembra però essere adottata anche nel lavoro di produzione, e questo non va bene, per un semplice motivo: il cliente non paga il vostro tempo, e voi lavorate sottocosto.
Tutto questo deve portare ad un’analisi molto seria: semplicemente non si può andare avanti lavorando tanto e guadagnando poco. Si può anche guadagnare poco, per limiti di mercato o personali, ma almeno ci rimarrebbe il tempo per fare altro. Come si fa a capire – parole a parte, che valgono poco – come organizzare il proprio lavoro? Abbiamo bisogno di strumenti, e incredibilmente questi strumenti esistono da tempo… nel senso che sono proprio gli strumenti usati dalle aziende “serie”.
Questi strumenti sono dei software di “Time Management”. Sono, per dirla semplice, degli “spioni” che autorizziamo a spiare la nostra attività, che possono monitorare, con buona dose di automatismo (capiscono cosa facciamo, in termini di attività sul computer), ma anche con indicazioni che diamo direttamente (“ora” iniziamo a lavorare per post produrre delle foto per un lavoro). Gli strumenti sono sempre più sofisticati e ci permettono di fermare, stoppare il calcolatore del tempo, creare molteplici attività contemporanee (a volte facciamo più cose insieme), possiamo allocare del tempo che abbiamo “speso” ad un progetto o all’altro. E, alla fine, ci mostra un quadro molto preciso di quanto tempo abbiamo “investito” su ogni lavoro; se abbiniamo questo “tempo” al costo orario che in qualche modo abbiamo stabilito, si può addirittura arrivare alla cifra di fatturazione finale, alcuni software permettono anche di integrare questi dati ad un modulo di richiesta di pagamento.
Ovvio, non si può passare da zero ad una efficienza millimetrica, e non si può modificare il business model in un istante (se avete finora impostato la proposta commerciale a forfait, per esempio, questo binomio tempo/soldi non potrebbe essere applicato), ma sapere e avere coscienza vi servirà a capire se state lavorando considerando un giusto metodo di monetizzazione del vostro lavoro, oppure no (e, lasciatevelo dire in anticipo: la risposta sarà “no”… probabilmente le ore che impegnate per un lavoro portano ad un costo orario che sarà inferiore ad un lavoro molto umile e per niente creativo e “professionale”).
Qualcuno dirà: il mio lavoro non si sviluppa solo “davanti al computer”; vero e giusto, per questo i software più moderni consentono una integrazione con mezzi mobile (smartphone e tablet) che integrano ed uniscono i dati delle attività gestite in “esterna” con quelle davanti al computer.
Ci sono tante soluzioni che si occupano di Time Management, noi abbiamo preso in analisi quelle che vi segnaliamo qui sotto, ma si tratta solo di un punto di partenza per scoprire la vostra strada ideale. Nelle nostre valutazioni abbiamo considerato:
- La compatibilità con i nostri strumenti hardware
- La possibilità di avere sia versioni mobile che fisse
- Il costo, i fotografi hanno il vantaggio che in gran parte lavorano da soli e quasi tutte le soluzioni sono “free” per 1 utente. Le altre hanno due macro opzioni: quelle che hanno un costo mensile, in abbonamento, e quelle che richiedono un acquisto di un software/app che poi può essere usato gratuitamente
- L’interfaccia: si tratta di un approccio poco “friendly” per natura (essendo un sistema di “gestione aziendale”), almeno che sia piacevole, semplice da usare e gradevole alla vista.
La lista delle nostre “preferenze” (mix degli elementi sopra indicati, e ovviamente frutto di una buona dose di soggettività), è questa.
Nelle prossime settimane metteremo in pratica queste soluzioni (siamo abbastanza convinti che adotteremo Toggl, ma la nostra attività non è del tutto analoga alla vostra quindi non è detto che le nostre valutazioni aziendali corrispondano alle vostre esigenze) e elaboreremo delle valutazioni più precise, anche integrandole ad altre soluzioni gestionali, per capire nella pratica come il flusso di lavoro creativo potrà essere ottimizzato proprio in funzione del tempo. E, ovviamente, vi faremo sapere e vi proporremo percorsi di approfondimento sui quali impostare il vostro business.
